STANDARD LEVERANSEVILKÅR FOR REGNSKAPSOPPDRAG

Disse alminnelige betingelser gjelder for alle oppdrag som Regnskapshus 24 AS eller firmaets ansatte påtar seg eller utfører.

1. Partenes plikter

1.1 Oppdragets innhold

Det er Kunden som plikter å innlevere korrekte oppgaver og utarbeide rapporter etter lovgivningen. Regnskapsforetaket har kun påtatt seg å levere de tjenester som er regulert i oppdragsavtalen, basert på opplysninger fra kunden. Samarbeidet mellom partene er avhengig av god og fullstendig kommunikasjon og at kunden bidrar til korrekt faktum.

1.2 Regnskapsforetakets plikter

Regnskapsforetaket skal utføre de arbeidsoppgaver som er nødvendige for å levere de tjenester som følger av oppdragsavtalen, gjeldende lover, forskrifter og god regnskapsføringsskikk (GRFS).

Henvendelser fra Kunden skal besvares snarest mulig.

1.3 Kundens plikter

Kunden skal lojalt medvirke til at Regnskapsforetaket får gjennomført oppdraget.

Regnskapsmateriale som overleveres til Regnskapsforetaket skal være fullstendig og relatere seg til virksomheten. Frister fremgår av avtaledokument Oppdragsspesifikasjon. Dersom det ikke klart fremgår av regnskapsmaterialet hvordan det skal behandles, skal Kunden uoppfordret gi nødvendig tilleggsinformasjon.

Regnskapsforetaket skal både før oppdraget påbegynnes og løpende ved behov underrettes om alt som kan ha betydning for utføringen av oppdraget. Kunden skal orientere Regnskapsforetaket om faktiske forhold som er nødvendig for at Regnskapsforetaket skal kunne utarbeide korrekte rapporter og oppgaver. I tillegg skal kunden opplyse om varsler og informasjon fra det offentlige som er relevant for oppdraget.

Kunden skal så snart regnskapet, rapporter, skattemeldinger mv. er gjort tilgjengelig, gjennomgå disse og gjøre Regnskapsforetaket oppmerksom på mulige feil og mangler. Hvis kunden ikke kommer med skriftlig innsigelser eller ikke signerer (skattemeldinger, årsregnskap) senest innen 14 dager gjelder dokumentene som akseptert og godkjent.

Henvendelser fra Regnskapsforetaket skal besvares snarest mulig.

1.4 Honorar

Honorar fastsettes etter regnskapsbyråets til enhver tid gjeldende satser. Fastprisoppdrag faktureres forskuddsvis. Timebaserte oppdrag og tilleggstjenester faktureres etter medgått tid, og utlegg faktureres etterskuddsvis hver måned.

Merarbeid knyttet til opplæring i kundens spesifikke IKT-systemer honoreres etter gjeldende timesatser. Nedetid eller mangler ved IKT-systemet som skyldes
forhold hos kunden, og som medfører merarbeid for regnskapsbyrået, honoreres
etter gjeldende timesatser.

Satsene for både regnskapsoppdraget og systemleveranser justeres årlig i samsvar med Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks. Justeringen gjennomføres med virkning fra og med 1. januar hvert år uten ytterliggere varsling til kunden.

Ved endring i honorarsatsene utover ovennevnte skal kunden varsles minimum 1 måned før endringen trer i kraft.

1.5 Kommunikasjon og dokumentasjon

Alle henvendelser knyttet til oppdragsavtalen skal rettes til partenes utpekte representanter jf. oppdragsavtalen pkt. 4, eller medarbeidere som disse har utpekt.

Kommunikasjon skal som hovedregel skje elektronisk. Partene aksepterer at alle meldinger etter denne avtale kan sendes elektronisk til avtalt e-postadresse.

Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale, som parten har ansvaret for og som er aktuelt for oppdraget.

1.6 Regnskapsmateriale

Dersom oppdraget innebærer at originalt regnskapsmateriale overlates til Regnskapsforetaket har Regnskapsførerforetaket kun ansvaret så lenge materialet etter avtalen skal befinne seg hos Regnskapsforetaket.

Regnskapsforetaket skal tilbakelevere Kundens regnskapsmateriale (bilag og dokumentasjon) innen seks måneder etter regnskapsårets slutt eller etter nærmere avtale.

Ved overlevering av regnskapsmateriale til Kunden, skal dokumentasjon og spesifikasjoner som foreligger elektronisk, utleveres i et allment tilgjengelig format. Bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig utleveres i regnskapssystemets filformat eller standard dataformat for elektronisk regnskapsmateriale (SAF-T). Øvrig regnskapsmateriale overleveres på sitt opprinnelige medium. Original materiale på papir som er skannet overleveres kun elektronisk.

For det tilfelle at Kunden har egen lisens til det elektroniske økonomisystemet, eller kunden overtar slik lisens fra Regnskapsforetaket, anses plikten til å utlevere Kundens regnskapsmateriale som oppfylt når kunden får tilgang til økonomisystemet.

Etter opphør av oppdraget har Regnskapsforetaket plikt til å utlevere Kundens regnskapsmateriale, jf. punkt 3. Avstemmingsdokumentasjon utleveres på forespørsel fra Kunden. Regnskapsforetaket har krav på honorar etter medgått tid, samt betaling til eventuelle underleverandører, for konvertering og utlevering av regnskapsmateriale.

Dersom ikke annet er avtalt skal Kunden straks overta regnskapsmaterialet ved opphør av oppdraget. Dersom Kunden ikke har overtatt sitt regnskapsmateriale innen 90 dager etter skriftlig varsel fra Regnskapsforetaket, anses Kunden å ha oppgitt regnskapsmaterialet og sine rettigheter og plikter knyttet til dette. Dette innebærer etter GFRS 4.7 bl.a. at Kunden da anses for å ha gitt samtykke til at Regnskapsforetaket uten ytterligere varsel kan makulere, slette eller destruere alt regnskapsmateriell, inkl. eventuelle sikkerhetskopier for Kundens regning og risiko.

For perioden fra skriftlig varsel fra Regnskapsforetaket er sendt, og frem til makulering, sletting eller destruering av regnskapsmateriale finner sted, kan Regnskapsforetaket kreve betaling for eventuelle oppbevaringskostnader, herunder lisenskostnader.

1.7 Taushetsplikt

Regnskapsforetakets taushetsplikt følger av regnskapsførerloven § 10.

Begge parter skal behandle informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med oppdraget konfidensielt, og slik at informasjon ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part.

Taushetsplikten hindrer ikke at Regnskapsforetaket gir opplysninger om oppdraget til Kundens valgte revisor eller annen person som etter lovgivningen har personlig ansvar for Kundens regnskapsavleggelse.

Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt.

Regnskapsforetaket skal sørge for at underleverandører og medhjelpere som bistår i utførelsen av oppdraget pålegges tilsvarende taushetsplikt.

2. FULLMAKT om tilgang til opplysninger og levering av oppgaver

Oppdragsansvarlig og daglig leder gis ved denne avtale fullmakt til å innhente:

• Regnskapsopplysninger fra relevante tredjepersoner, herunder reskontroopplysninger og bankkontoutskrifter.
• Samtlige relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder laste ned elektroniske data til relevant programvare hos Regnskapsforetaket.

Oppdragsansvarlig og daglig leder gis i tillegg, når det inngår som en del av oppdraget, fullmakt til å:

• Fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal den eller de aktuelle oppgaveetatene har. Dette inkluderer å signere oppgaven(e) på vegne av Kunden. Slik signatur kan bare skje der Regnskapsforetaket mener at det ikke er i strid med god regnskapsførerskikk og foretaket ikke har grunn til å betvile oppgavens grunnlag eller riktighet.
• Utlevere reskontroopplysninger til kunde og leverandører til Kunden.
• Belaste/godskrive bedriftens bankkonto i forbindelse med betaling av merverdiavgift, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og lønn.

Ved signering på vegne av Kunden bekrefter fullmektig at innsendte oppgaver stemmer med registrerte og dokumenterte opplysninger, og at opplysningene så langt fullmektigen kjenner til stemmer med de faktiske forhold.

Oppdragsansvarlig og daglig leder har rett til å delegere alle forhold som er regulert i denne fullmakt videre til andre ansatte i Regnskapsforetaket ved skriftlig fullmakt. Dersom kunden ønsker det kan fullmakten kreves fremlagt.

Fullmakten gjelder fra inngåelse av denne avtale og inntil oppdraget opphører, eller fullmakten er skriftlig tilbakekalt.

3. Eiendomsrett

Kunden har eiendomsrett til eget innlevert materiale. Regnskapsforetaket har eiendomsrett til ferdigstilte og ikke-ferdigstilt regnskapsmateriale som Regnskapsforetaket har utarbeidet for Kunden.

Regnskapsmateriale og annet som Regnskapsforetaket har utarbeidet som del av oppdraget har Regnskapsforetaket plikt til å utlevere med mindre reglene om tilbakeholdsrett kommer til anvendelse.

Regnskapsforetaket beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Regnskapsforetaket kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som er tilegnet i forbindelse med oppdraget i den utstrekning dette ikke innebærer brudd mot taushetsplikten eller god forretningsskikk.

Hver av Partene beholder sine immaterielle Rettigheter. Regnskapsforetaket beholder alle rettigheter knyttet til materiale utviklet av oss eller medhjelpere. Dette gjelder også betenkninger, arbeidsmetoder, avtaler og lignende som er benyttet eller overlevert Kunden. Kunden har bare anledning til å benytte slike dokumenter etc. til det formål de er laget for. Det er utover dette ikke tillatt, uten samtykke fra Regnskapsforetaket, å benytte selv eller overlevere slike dokumenter etc. til tredjemann.

4. Mislighold

4.1 Hva som anses som mislighold

Det foreligger mislighold dersom en av partene eller deres samarbeidspartnere ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen og dette ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for, eller manglende leveranse skyldes lovlig leveransehindring (force majeure).

Ved force majeure eller annen oppfyllelseshindring utenfor en parts kontroll som parten ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning ved Avtalens inngåelse eller å unngå eller overvinne følgene av, kan den annen part ikke kreve erstatning eller gjøre andre misligholdsbeføyelser gjeldende så lenge hindringen foreligger. Tilsvarende suspenderes den annen part motytelse så lenge hindringen foreligger.
Dersom hindringen eller den manglende muligheten for å overvinne følgene av den fortsatt foreligger tre måneder etter at den inntrådte, kan den skadelidende part si opp Avtalen med én måneds skriftlig varsel.

Enhver feil eller misforståelse i den løpende oppdragsutførelsen er ikke nødvendigvis avtalerettslig mislighold. Oppdragsutførelsen krever et løpende og gjensidig samarbeid mellom Partene, og vanlige lojalitetsregler mellom profesjonelle parter gjelder. Rettinger og feilrettinger er en nødvendig del av dette samarbeidet og anses ved et normalt omfang ikke som mislighold. Det forutsettes at feil rettes så snart oppdraget gir grunnlag for det.

4.2 Varsling og reklamasjon ved mislighold

Dersom Partene ønsker å gjøre mislighold gjeldende mot den annen part, må skriftlig reklamasjon fremmes uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Reklamasjonen skal tydelig være benevnt «reklamasjon», samt angi hva avtalebruddet anføres å bestå i og hvilke misligholdsbeføyelser Parten ønsker å påberope seg. Partene skal gis en rimelig frist til å bringe forholdet i orden før misligholdsbeføyelser iverksettes.

4.3 Konsekvenser ved mislighold

4.4 Tilbakeholdsrett

Ved Kundens mislighold kan Regnskapsforetaket stanse arbeidet og/eller utøve tilbakeholdsrett i resultatet av oppdraget inntil misligholdet opphører.

Regnskapsførervirksomheten kan ikke utøve tilbakeholdsrett i regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver, selv om honorar for utført arbeid ikke er betalt. Det samme gjelder regnskapsmateriale utarbeidet av regnskapsførervirksomheten som Kunden har betalt for.

Kunden har risikoen for fristoversittelser som følge av sitt mislighold. Når Kundens mislighold opphører, kan Regnskapsforetaket mot tilleggshonorar velge å utføre oppdraget med økt innsats eller utover normal arbeidstid slik at fristoversittelser fortrinnsvis unngås.

Ved Regnskapsforetakets mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følge av misligholdet.

4.5 Retting, omlevering og øvrige misligholdsbeføyelser

Ved mislighold har partene de ordinære misligholdsbeføyelser etter deklaratorisk bakgrunnsrett. Hvis Regnskapsforetakets tjenesteleveranse er mangelfull har Regnskapsforetaket således rett til å møte et krav om prisavslag, heving og/eller erstatning med krav om omlevering og retting. Kunden skal lojalt medvirke til rettingen.

4.6 Erstatning i kontrakt

En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, i henhold til alminnelig kontraktsrettsrett.
Som direkte tap regnes merkostnader ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet mislighold.

Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Indirekte tap omfatter, men er ikke begrenset til, tapt fortjeneste av enhver art, følgeskader, tapt produksjon, tapte oppdrag eller muligheter, tapte besparelser, tapt kvalitet og tap av data.

5. Vesentlig Mislighold

5.1 Heving

Dersom det foreligger vesentlig mislighold kan den andre parten heve hele eller deler av avtalen. Heving av oppdragsavtalen skal skje ved skriftlig erklæring (hevingserklæring).

Den som hever Avtalen, må skriftlig melde fra om heving innen rimelig tid etter at vedkommende fikk eller burde ha fått kjennskap til forholdet som gir rett til å heve Avtalen og til at det kunne gi adgang til å heve Avtalen. Den hevende part må i hevingsvarselet redegjøre for misligholdet som påberopes. Ellers tapes retten til å heve. Dette gjelder likevel ikke hvis den annen part har opptrådt grovt uaktsomt eller forøvrig i strid med redelighet og god tro.

Regnskapsforetaket anses vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom:

• Utførelse av oppdraget avviker vesentlig fra de regler som gjelder for de  tjenester som Regnskapsforetaket etter oppdragsavtalen har påtatt seg å utføre.
• Regnskapsforetakets frist for levering ikke er overholdt, og det fortsatt ikke er levert innen en uke etter at skriftlig varsel er mottatt fra Kunden, og  fristovertredelsen ikke skyldes forhold på Kundens side.

Kunden anses vesentlig å ha misligholdt avtalen dersom:

• Kunden ikke har betalt forfalt honorar med tillegg av renter og gebyr innen 14 dager fra Regnskapsforetakets purring.
  – Når purringens betalingsfrist utløper, kan regnskapsforetaket innstille alt arbeid uten å ytterligere varsle om det skriftlig eller muntlig inntil kravet er betalt i sin helhet.
• Regnskapsforetaket ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, ved at Regnskapsførerforetaket ikke får nødvendig dokumentasjon.
• Regnskapsforetaket blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med lover og regler.

Dersom en av partene urettmessig stenges ute, eller på annen måte hindrer den andre partens tilgang til IT-systemet slik dette er regulert i avtaledokument Bruk av IT-systemer i fellesskap, regnes også dette som vesentlig mislighold.

Videre anses det som vesentlig mislighold dersom Kunden bevisst utfører registreringer mv. i systemet for å unndra skatt eller avgift og som er i strid med gjeldende regelverk.

5.2 Økonomiske konsekvenser ved heving 

Ved heving kan den som hever avtalen ha krav på erstatning, jfr. avtalen punkt 4.6.

Ved vesentlig mislighold fra Regnskapsforetakets side kan Kunden ha rett til å kreve dekket de meromkostninger som påføres ved å måtte bytte til en ny regnskapsfører.

Der Kunden vesentlig misligholder oppdragsavtalen, og Regnskapsforetaket krever å heve avtalen, vil Regnskapsforetaket ha krav på erstatning med tre ganger månedlig regnskapshonorar. Månedlig regnskapshonorar som kan kreves erstattet ved heving skal som hovedregel fastsettes til gjennomsnittlig månedshonorar for siste 12 måneder. Dersom honoraret for etterfølgende tre måneder ville blitt høyere enn gjennomsnittlig månedshonorar, kan dette legges til grunn for erstatningskravet.

6. Ansvarsbegrensning

Regnskapsforetaket kan ikke holdes ansvarlig for forhold som er utenfor Regnskapsforetakets kontroll. Regnskapsforetaket fraskriver seg ethvert ansvar for tap som skyldes Kunden eller tredjeparter.

Regnskapsforetaket er uten ansvar dersom regnskapet eller annen pliktig rapportering til det offentlige skulle bli feilaktig eller forsinket innlevert, som følge av uriktig, mangelfull eller forsinket leveranse av regnskapsdokumentasjon eller annen informasjon fra Kunden eller tredjeparter.

Ved felles bruk av IT-systemer er Regnskapsforetaket heller ikke ansvarlig for eventuelle endringer, tillegg eller slettinger av registrerte opplysninger som gjennomføres av Kunden i IT-systemet. Dette omfatter også eventuelle konsekvenser dersom dette medfører feil eller forsinkelser i Kundens regnskap, pliktig regnskapsrapportering og/eller andre offentlige oppgaver mv.

Regnskapsforetaket fraskriver seg også ethvert ansvar for feil eller mangler ved IT-system,kommunikasjon, datasikkerhet, manglende vedlikehold, sikkerhetskopi, rekonstruksjon eller andre forhold som ikke er forårsaket av regnskapsforetaket.

Med mindre Regnskapsforetaket har utvist grov uaktsomhet eller forsett, er Regnskapsforetakets samlede økonomiske ansvar begrenset til det Regnskapsforetaket mottar i årlig regnskapshonorar, oppad begrenset til kr 500 000. Regnskapsforetaket påtar seg intet ansvar for eksterne rådgivere. 

Erstatningsansvaret er under enhver omstendighet oppad begrenset til Regnskapsforetakets ansvarsforsikringsdekning, som vil bli opplyst og dokumentert i tilfelle vi gjør denne begrensningen gjeldende.

7. Endringer og tilleggsoppgaver

Hvis Regnskapsforetaket mener at oppdragets innhold eller omfang endres etter avtaleinngåelse, skal dette tas opp med Kunden.

Endringer og tilleggsoppgaver skal avtales skriftlig. Ved endringer av mindre betydning er det tilstrekkelig at Regnskapsforetaket gir en ensidig skriftlig beskrivelse av endringen til Kunden.

Regnskapsforetaket er ansvarlig for å holde oversikt over alle endringer og tilleggsoppgaver til oppdragsavtalen, og skal på forespørsel sende Kunden oppdatert avtaledokument Endringsoversikt.

8. Forsikring

Regnskapsforetaket skal ha profesjonsansvarsforsikring som dekker det avtalte regnskapsoppdraget.

9. Tilsyn

Regnskapsforetaket er underlagt tilsyn og faglige kvalitetskontroller fra Finanstilsynet og bransjeorganisasjon.

Kunden skal gi Regnskapsforetaket, Finanstilsynet og bransjeorganisasjon tilgang til relevant materiale og fullt innsyn i fysiske og elektroniske arkiv som dokumenterer regnskapsforetakets arbeid, herunder nødvendig tilgang til IT-systemene.

10. Konkurs

Hvis det åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs hos Kunden, eller Kunden blir klart insolvent, har Regnskapsforetaket rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, så fremt ikke annet følger av ufravikelig lov.

11. Overdragelse av rettigheter og plikter

Regnskapsforetaket kan bare overdra sine avtalemessige rettigheter og plikter etter skriftlig samtykke fra Kunden. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

Retten til honorar etter denne avtalen kan likevel fritt overdras.

12. Oppsigelse

Partene kan si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel, regnet fra den første dagen i måneden etter meddelelsen.

Partenes plikter løper uforandret i oppsigelsestiden. Kunden er derfor pliktig til å betale avtalt honorar i hele oppsigelsesperioden. Dette gjelder uavhengig av om Kunden legger forholdene til rette for at Regnskapsforetaket skal kunne levere de avtalte tjenester eller ikke. Dersom Kunden ikke bidrar til at Regnskapsforetaket kan levere de avtalte tjenester i oppsigelsestiden skal dette anses som vesentlig mislighold og gi rett på erstatning etter reglene i punkt 5.2

Eiendomsrett til regnskapsmateriale er regulert i punkt 3 og utleveringsplikten er regulert i GRFS 4.7.

13. Taushetsplikt

Alle opplysninger vi mottar av Kunder eller om Kunder eller andre i forbindelse med vårt arbeid behandles fortrolig. Unntak fra Regnskapsforetakets taushetsplikt følger blant annet av hvitvaskingsloven. Alle ansatte i Regnskapsforetaket er pålagt taushetsplikt og har undertegnet en taushetserklæring.

14. Hvitvaskingsloven

Kunden er informert om at Regnskapsforetaket er underlagt Hvitvaskingsloven

15. Motstrid

Ved motstrid mellom Standard leveransevilkår og andre avtaler som inngår i oppdragsavtalen, skal de andre avtalene gå foran når dette tydelig fremgår, under forutsetning av at det avtalte ikke er i strid med lov, forskrift eller god regnskapsføringsskikk (GRFS).

16. Verneting

Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
Regnskapsforetakets hjemting er verneting.

17. Revisjon

Våre alminnelige betingelser vil normalt bli revidert en gang pr. år og ellers når det måtte oppstå behov for det. Ajourførte betingelser vil være tilgjengelig på vår hjemmeside.