Hva kan vi hjelpe med?
Reiseregning
Utgiftsgodtgjørelse
Når ansatte er på reise i forbindelse med yrket og skal få godtgjort utgifter til reisen på grunnlag av standardiserte satser, for eksempel bilgodtgjørelse, diettgodtgjørelse eller nattillegg, skal kostnadene være dokumentert med en fortløpende oppstilling (reiseregning). Det er ikke noe i veien for at flere reiser samles på en og samme reiseregning, så lenge tidspunktet for, formålet med og kostnadene vedrørende den enkelte reise spesifiseres.
Refusjon av reiseutgiftene
Utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) eller fly må legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap.6 For billettløse reiser må utgiftene normalt legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om
- foretatte reiser
- arbeidstakers navn og adresse
- tid og sted for avreise og ankomst
- pris
Andre reiseutgifter
I andre tilfelle er det ikke nødvendig å dokumentere reiseutgiftene ved billett eller lignende, hvis den ansatte i stedet leverer en underskrevet reiseregning, som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen. Også diverse småutgifter som utgifter til bompassering, parkometer o.l. som er nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, kan refunderes på grunnlag av reiseregning uten at det er nødvendig å legge med originalbilagene.
Reiseforskudd
Skattebetalingsforskriften § 5-6-13 bestemmer at dersom utbetaling skjer før utgiften pådras, som ved reiseforskudd, kan forskuddstrekk bare unnlates dersom den ansatte før utbetalingen har levert et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene. Det framgår også at den ansatte senest innen en måned etter at utgiftene er pådratt må levere endelig oppgave over størrelsen og arten av den pådratte utgiften. Dette kan for eksempel gjøres ved en reiseregning. Dersom det er krav til at kvitteringer eller andre bilag skal dokumentere utgiften, skal disse følge som vedlegg til oppgaven.