Innledning

Dette heftet er ment for deg som er kunde av regnskapsforetak, og gir en kortfattet (ikke utfyllende) informasjon om en del viktige bestemmelser som du som driver næringsvirksomhet må forholde deg til. Hensikten med informasjonsheftet er at du som kunde skal få bedre forutsetninger for å følge de lover og regler som må overholdes.

God kvalitet på regnskapsmateriale vi får fra deg som kunde er også viktig for kvaliteten på regnskapet, og for å redusere risikoen for at lover og regler ikke overholdes.

Orden

Vi ber om at regnskapsmateriale som overleveres til oss blir levert systematisert og ordentlig.

Kravet til orden gjelder både regnskapsmateriale på papir og elektronisk regnskapsmateriale.

I dette ligger det også besparelser for deg som kunde, da sortering og ordning av regnskapsmateriale er pliktig ekstraarbeid som vi fakturerer pr medgått time.

Tidsfrister

Vi ber om at de tidsfrister som er avtalt overholdes. Eventuelt avvik fra avtalte frister skal vi informeres om innen rimelig tid, slik at vi kan foreta nødvendige omdisponeringer som følge av avviket.

Rapporter og offentlige oppgaver

Som kunde av regnskapsforetaket vil du få tilsendt en del regnskapsrapporter og offentlige oppgaver. Det er viktig at disse leses, vurderes kritisk og kommenteres hvis det er noe du lurer på eller om du oppdager feil. I mange tilfeller vil det være den som driver virksomheten som har best forutsetning for å oppdage feil og mangler ved rapporteringen.

Bruk av regnskapsforetak fritar deg ikke fra ansvar for å overholde lover og regler.

Krav til bilag

Hovedregel for dokumentasjon av kjøp

En forutsetning for å få skattemessig fradrag for en anskaffelse og for at inngående merverdiavgift kan trekkes fra, er at dokumentasjonen tilfredsstiller de regler som fremgår av bokføringsbestemmelsene. Det er i utgangspunktet ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift som ikke kan legitimeres ved bilag. Dokumentasjonen av kjøp skal være salgsdokumentet (faktura, nota, regning, kassakvittering eller lignende) som selgeren har utstedt.

Dersom de formelle kravene ikke er oppfylt kan ikke kjøperen fradragsføre inngående avgift. Det er derfor viktig at kjøperen påser at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Krav til salgs- og kjøpsdokumentets innhold

Alle kjøp skal dokumenteres med originale bilag. Kjøper må påse at fakturaen/kvitteringen tilfredsstiller følgende formkrav:

• Fakturanummer
• Dato for utstedelse
• Selgers navn, samt organisasjonsnummer (etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret). For AS, ASA og NUF skal også ordet «Foretaksregisteret» angis i salgsdokumentet
• Kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer
• Ytelsens art og omfang
• Leveringstidspunkt
• Leveringssted, der dette er relevant
• Vederlag og betalingsforfall
• Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen

Dersom nødvendig informasjon ikke fremgår av fakturaen, for eksempel ved at det henvises til vare- eller tjenestespesifikasjon i underdokumentasjon (som avtaler, ordresedler eller lignende), må det være en henvisning mellom dokumentene.

Kontantsalgsdokumentasjon skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg.

Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene som nevnt, må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom det ikke er mulig å få tilfredsstillende salgsdokumentasjon, for eksempel ved kjøp fra utlandet, må kjøper sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for virksomheten. Dette kan for eksempel gjøres med en signert oppstilling som angir formålet med anskaffelsen.

Nærmere om enkelte krav

Angivelse av selger

Selger skal i sitt salgsdokument angi organisasjonsnummeret og det navn som er knyttet til organisasjonsnummeret (dvs. virksomhetens foretaksnavn som er søkbart i Foretaksregisteret). Dersom selger er registrert i Merverdiavgifts-registeret skal bokstavene MVA angis bak organisasjonsnummeret. Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller norsk avdeling av utenlandsk selskap (NUF) skal også ordet Foretaksregisteret fremgå av salgsdokumentet

Virksomheter som er bokføringspliktige, men som ikke er registrert i Enhetsregisteret, har ikke organisasjonsnummer å oppgi i salgsdokumentet. Dette gjelder for eksempel enkeltpersonforetak som skal levere næringsoppgave, men som ikke driver merverdiavgiftspliktig virksomhet og som ikke har ansatte.

Angivelse av kjøper

I utgangspunktet skal kjøpers foretaksnavn, og adresse (som er registrert i Enhetsregisteret eller Foretaksregisteret) eller organisasjonsnummer fremgå av salgsdokumentet. Dersom kjøper er registrert i Merverdiavgifts-registeret skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA.

Ved kontantkjøp fra detaljist kan selger unnlate å angi kjøper, bortsett fra følgende tilfeller:

• Betaling med kontanter for minst kr 40 000 inkl. mva.
• Kjøp av drivstoff i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp
• Kjøp over kr 1 000 inkl. mva. betalt med kort eller kontanter, når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse

I slike tilfeller skal kjøpet også spesifiseres i kunde- og leverandørspesifikasjonen.

Ved andre typer kjøp over kr 1 000 inkl. mva. må den som har foretatt anskaffelsen sørge for at selger påfører virksomhetens navn, og adresse eller organisasjonsnummer i kjøpsdokumentasjonen (kan gjøres manuelt ved å signere og stemple kvitteringen). Dersom slike kjøp er betalt med virksomhetens betalingskort er det ikke nødvendig å angi kjøper i tillegg.

Når kjøper ikke er angitt med navn eller kan identifiseres ved bruk av betalingskort i salgsdokumentet (for eksempel kassakvittering), skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere dokumentet. Dette vil hovedsakelig gjelde ved kjøp under kr 1 000.

Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – bokføringspliktig kjøper:

Kjøp fra ikke-bokføringspliktige

Ved kjøp fra ikke-bokføringspliktige (for eksempel privatpersoner eller enkelte lag og foreninger), har ikke selgeren plikt til å følge bokføringsbestemmelsenes formkrav (som beskrevet over). Med hensyn til kjøpers dokumentasjonsplikt, bør det likevel utarbeides en form for faktura. Kjøper har i slike tilfeller to valg:

• Påse at selger lager en faktura/kvittering som minst inneholder; dato for utstedelse, angivelse av kjøper og selger, hva som er kjøpt (art og omfang), samt vederlag. Signer for mottatt oppgjør
• Utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger. Slik fakturering kan gjennomføres for eksempel ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, uten krav til fortløpende nummerering. Det bør alternativt angis hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret.

Utlegg som ansatt

Formkravene (som beskrevet over) gjelder også for kjøp foretatt av en ansatt på vegne av virksomheten med egne kontanter eller eget betalingskort/kredittkort. Den ansatte må påse at bilaget tilfredsstiller formkravene.

Hvis en ansatt legger ut for kjøp over kr 1 000 (inklusive merverdiavgift) beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon og tjenesteleveranse, må den ansatte sørge for at selger påfører arbeidsgivers navn i kjøpsdokumentasjonen (kan gjøres manuelt ved å signere og stemple kvitteringen). Det samme gjelder ved utlegg til drivstoff i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp.

Ved andre typer kjøp er det ikke krav til å angi arbeidsgivers navn. Den ansatte må i slike tilfeller utarbeide en signert og datert oppstilling (reiseregning eller lignende) som viser hvilke kjøp som er foretatt. Formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene skal fremgå av dokumentasjonen. Oppstillingen skal oppbevares sammen med kjøpsbilaget.

Krav til angivelse av kjøper ved kontantkjøp – ansattes utlegg:

Reise – og oppholdsutgifter

Når ansatte er på reise i forbindelse med yrket og skal få godtgjort utgifter til reisen på grunnlag av standardiserte satser skal kostnadene være dokumentert med en fortløpende oppstilling (reiseregning).

Utgiftsgodtgjørelse

Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som arbeidsgiver utbetaler til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid. Utgiftsgodtgjørelse er fritatt fra forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift når det utbetales innenfor Skattedirektoratets forskuddssatser og legitimasjonskravene er oppfylt.

Reise og kost

Reiseregningen skal minimum inneholde:

• Den ansattes navn, adresse og signatur
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Formålet med reisen
• Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på

Ved overnatting skal også følgende oppgis:

• Navn og adresse på overnattingssted eller utleier (og dato ved flere overnattingssteder). Gjelder ikke ved privat overnatting.
• Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt, og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet.

Kilometergodtgjørelse (bilgodtgjørelse)

Reiseregningen skal minimum inneholde:

• Den ansattes navn, adresse og signatur
• Dato for avreise og hjemkomst
• Formålet med reisen
• Hvilke arrangement den ansatte har deltatt på
• Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• Totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
• Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Utgiftsrefusjon

Utlegg som en ansatt har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag kalles utgiftsrefusjon.

Som utgiftsrefusjon regnes også dekning av diverse småutgifter uten bilag, som utgifter til bompassering, parkering, porto, telefon og lignende når disse er nødvendig i forbindelse med arbeidet og utgiftene fremgår av reiseregning.

Utgiftsrefusjoner er ikke skattepliktig så lenge de ikke gir overskudd og ikke dekker private kostnader.

Private reiser, reiser ved sosiale arrangement mv.

Arbeidsgivers dekning av kostnader til reise mellom hjem og arbeidssted (arbeidsreise) anses normalt som lønn, i motsetning til tjenestereise (yrkesreise). Det finnes unntak for kjøring mellom hjem og ikke fast arbeidssted.

Det er ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på utgifter til private reiser, herunder reiser mellom hjem og arbeidssted. Det foreligger heller ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift påløpt ved reiser i forbindelse med velferdstiltak eller sosiale arrangement.

Enkeltpersonforetak

Næringsdrivende og ansatte som får godkjent egen bil som yrkesbil (driftsmiddel) skal ha fradrag for alle faktiske kostnader redusert med eventuell tilbakeføring for privat bruk (fastsettes på grunnlag av bilens listepris som ny).

Biler som brukes mer enn 6 000 km (per bil) på yrkeskjøring i året skal tas inn i regnskapet. Biler som utelukkende brukes til yrkeskjøring og overhodet ikke brukes privat, skal anses som yrkesbil uansett kjørelengde.

Dersom den næringsdrivende bruker bil som ikke tilfredsstiller kravene til å tas inn i regnskapet, gis det fradrag for yrkeskjøring etter standardsatsen for bilgodtgjørelse. Yrkeskjøringen bør dokumenteres med kjørebok. En slik kjørebok må fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket.

Kjøreboken skal minimum inneholde:

• Utgangspunktet for dagens kjøring
• Hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt
• Hvor kjøringen avsluttes
• Kjørelengden ifølge kilometertelleren
• Det totale antall kilometer må minst hver måned avleses fra kilometertelleren og føres i boken

Mat og bevertningsutgifter

Representasjon: Bevertning med eksterne deltakere

Med representasjon menes tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv. som ikke er knyttet til bedriften (for eksempel kunder og andre forretningsforbindelser).

Representasjonsutgifter er som hovedregel ikke skattemessig fradragsberettiget.

Det kan imidlertid gis skattemessig fradrag for kostnader til en beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser dersom alle følgende betingelser er oppfylt:

• Den som krever fradrag er næringsdrivende
• Bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer
• Bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller, hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten
• Det ikke serveres brennevin. Øl og vin i tilknytningen til matserveringen er godkjent i rimelig omfang. Dersom det serveres brennevin i forbindelse med måltidet vil ingen del av utgiftene være skattemessig fradragsberettiget
• Kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidsstedet ikke overstiger gjeldende beløpsgrense etter statens satser

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Det skal fremgå navn på personen og navn på virksomheten som personen representerer. NB! Dette gjelder selv om det ikke er krevd skattemessig fradrag for kostnadene.

Når ett eller flere av vilkårene ikke er oppfylt vil ingen del av kostnadene være skattemessig fradragsberettiget. I slike tilfeller vil heller ikke den del av utgiftene som gjelder innehaveren, ansatte og styremedlemmer som deltok i bespisningen være fradragsberettiget. Det vil ikke være anledning til å splitte opp fakturaen og kreve fradrag bare for mat, mineralvann, øl og vin, dersom det også er servert brennevin.

Interne møter

Kostnader til interne møter, kurs mv. for personer knyttet til bedriften er skattemessig fradragsberettiget. Det kan dekkes drikke til maten (mineralvann, øl eller vin) i et rimelig omfang når dette anses som en naturlig del av måltidet. Dekkes det alkoholholdig drikke utover det som er normalt til måltidet eller utenom måltidene, antas dette å være en privatutgift.

Som personer tilknyttet bedriften regnes eier, ansatt, styremedlem, aksjonær, samt representanter fra selskap i samme konsern.

I tillegg må kostnadene være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Overtidsmat

Dekning av utgifter til kost ved pålagt overtid er i utgangspunktet skattefritt når en ansatt har jobbet sammenhengende i 10 timer eller mer pr. dag, og dekningen ikke overstiger gjeldende beløpsgrense. Beløpsgrensen gjelder uavhengig av om arbeidsgiver dekker maten som en naturalytelse, eller om arbeidstaker legger ut og får refusjon.

Kostnadene skal være dokumentert med bilag som angir formålet og hvem bevertningen omfatter. Kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen, samt navn på den virksomhet som personen representerer.

Refusjon av utgifter til kost ved overtid som overstiger gjeldende beløpsgrense eller hvor kravet til sammenhengende arbeid (10 timer) ikke er oppfylt er skattepliktig. Også dersom ansatte får dekket overtidsmat uten å dokumentere utgiften med kvittering, blir dekningen skattepliktig.

Enkeltpersonforetak

Kostnader til kost som skyldes fravær i forbindelse med reiser i næringen uten overnatting, er fradragsberettiget så langt de overstiger skattyterens utgifter til kost om han ikke hadde vært på reise. Forutsetningen for fradragsretten er at reisen har påført den næringsdrivende merkostnader fordi det ikke er mulig å innta måltidet på eget arbeidssted, men måtte spise på restaurant, kafè og lignende.

Fradraget gis i utgangspunktet bare for dokumenterte kostnader. Kostnadene må være legitimert med originalbilag, hvor det fremgår formålet og hvem bevertningen omfatter. Det anbefales å påføre begrunnelsen for merutgiften på bilaget. Vilkårene for å få fradrag for merutgifter til kost er at reisen er utenfor det faste, daglige arbeidssted.

Det antas at vilkårene som fremgår av Særavtale for reiser innenlands vedrørende kostgodtgjørelse, også må være oppfylt for en næringsdrivende som krever fradrag for merutgifter til kost på yrkesreiser uten overnatting, det vil si at reisen må overstige 15 km en vei og normalt vare over 6 timer.

Merverdiavgift

Det foreligger ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på kostnader til representasjon og servering.

Kassasystem

Krav til kassasystem

Kontantsalg skal registreres fortløpende i et produkterklært kassasystem. Det er forbud mot bruk andre kassasystemer enn et som er produkterklært. Bruk av et ikke produkterklært kassasystem vil kunne medføre ileggelse av overtredelsesgebyr.

Kontantene fra salget skal oppbevares i integrert kassaskuff. Kravet gjelder ikke dersom det ikke er mulig å betale med sedler eller mynter.

Krav til kvittering

Som hovedregel skal det ved alle kontantsalg skrives ut en salgskvittering på papir som skal fremlegges for kunden, Kravet til utskrift gjelder uansett om kassasystemet har display eller ikke. Dersom det har display skal beløpet som registreres være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvitteringen kan alternativt sendes kunden elektronisk, f.eks. ved bruk av Digipost, e-post eller til telefon.

Dersom det ved salget benyttes en betalingsløsning som er integrert i kassasystemet er det ikke nødvendig å skrive ut salgskvitteringen, Det er en forutsetning at kunden ikke ønsker kvittering. Kunden må derfor uansett alltid forespørres om hun vil ha kvittering.

Dersom det benyttes frittstående betalingsterminaler eller det betales med sedler og mynter, skal det alltid skrives ut en salgskvittering.

Kontantsalgsdokumentasjonen skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg (som beskrevet i kapittel 1).

Angivelse av kjøper kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist, men skal alltid angis ved:

• Salg for minst kr 40 000 (inklusive merverdiavgift) betalt med kontanter
• Salg for over kr 1 000 (inklusive merverdiavgift) betalt med kontanter eller kort når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse
• Salg av drivstoff til bruk i person- eller varetransportvirksomhet uavhengig av beløp

Selger må alltid angi kjøper hvis kjøper ber om dette.

Summeringsstrimler (z-rapporter)

Det skal daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport over opplysninger som er registrert i kassasystemet. Rapporten må produseres ferdig hver dag og det er ikke tilstrekkelig at den kan produseres ved en eventuell kontroll. Z-rapporten kan enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet. Det skal produseres Z-rapport for hver åpningsdag, uavhengig av om det er registrert kontantsalg på kassasystemet eller ikke.

Ved dagens slutt skal det også utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal som viser betalinger og uttak som er registrert.

Daglig avstemming

Det skal foretas en daglig avstemming mellom innslått kontantsalg og opptalt kassebeholdning og opplysninger fra betalingsterminal. Avstemmingen skal vise kontanter i kassa ved oppstart, kontantsalg i løpet av dagen (z-rapport), uttak eller innskudd av kontanter i løpet av dagen, opptalt kassabeholdning og betalinger ved bruk av betalingskort. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Eventuelle differanser skal forklares.

Unntak for ambulerende eller sporadisk kontantsalg

Kravet til kassasystem gjelder ikke bokføringspliktige som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når denne omsetningen ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av regnskapsåret. Ambulerende virksomhet er virksomhet som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted. Sporadisk kontantsalg er knyttet opp mot at virksomheten som hovedregel har annen type salg, men unntaksvis mottar betaling kontant. Bokføringspliktige som oppfyller disse vilkårene kan dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag. Ambulerende og sporadisk kontantsalg av varer kan dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning.

Også når kontantsalget utgjør mindre enn kr 50 000 ekskl. mva. i løpet av regnskapsåret kan kontantsalget dokumenteres på tilsvarende måte.

Fakturering

Tidspunkt for fakturering av salg av varer

Faktura skal normalt utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering.

Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden. For leveranser som er levert i en måned, men faktureres innen 15 virkedager i neste måned, kan man sette den siste dagen i leveransemåneden som dokumentasjonsdato. Vær oppmerksom på at man da må gi tilstrekkelig tid i forfallsdato slik at kundene kan være i stand til å oppfylle betalingsvilkårene.

Tidspunkt for fakturering ved salg av tjenester

1-månedersfristen er utgangspunktet også ved salg av tjenester, men det er foretatt klargjøringer og presiseringer på enkelte områder:

Løpende levering

For tjenester som leveres løpende,  for eksempel regnskapstjenester, programmeringsarbeid, produktutvikling og andre konsulentoppdrag, skal periodisering skje etter hvert som de utføres.

Tjenesteyter skal da utstede salgsdokument og foreta avgiftsberegning senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin. For avgiftspliktige med 2-måneders terminer betyr dette for eksempel at tjenestelevering som utføres i januar og februar kan utfaktureres i mars, slik at merverdiavgiften innberettes i 2. termin.

Måling av faktisk bruk (strøm, telefon)

Tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefon og lignende), kan faktureres for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år. Faktura bør utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted.

Anbud

Ved anbud og lignende kan fakturering skje i henhold til avtale mellom partene, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra den reelle fremdriften i perioden.  Eksempler på slike tjenester er revisjons- eller konsulentoppdrag med forhåndsavtalt pris og oppføring av bygg og lignende etter anbud. Fakturering skal skje hver annen måned, og senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin.

Forskuddsfakturering

Det er i utgangspunktet ikke tillatt å forskuddsfakturere med merverdiavgift. Dette gjelder for alle typer varer og de fleste typer tjenester. Følgende avgiftspliktige tjenester kan likevel forskuddsfaktureres inklusiv merverdiavgift, begrenset til en periode på inntil 1 år:

• persontransport
• servering
• abonnementer
• serviceavtaler
• leier
• avgifter
• lignende ytelser som abonnementer, leieinntekter og avgifter
• billetter, sesongkort, årskort, klippekort og lignende til museer, gallerier, fornøyelsesparker, opplevelsessentre og idrettsarrangementer.

Fakturagrunnlag

I de tilfeller regnskapsforetaket står for fakturering, må fakturagrunnlaget systematiseres før overlevering, og alle nødvendige opplysninger må fremgå av grunnlaget (se krav til orden i bilag i kapittel 1). Eventuelle endringer i prisregistre må meldes i tide.

Timeregistrering

Dokumentasjon av medgått tid

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Dette gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Kravet gjelder ikke for eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver (for eksempel stillinger som ivaretar personalansvar, sentralbord, kontorfunksjoner og intern regnskapsføring).

Timebestillinger

Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger i timebestillingsbok eller tilsvarende manuelt eller elektronisk system. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelse av tjenesten og kundens navn, behandlingstype og så vidt det er praktisk mulig hvem som skal utføre behandlingen. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført.

Fakturagrunnlag

I de tilfeller hvor timeregistrering danner grunnlag for fakturering, og hvor fakturering utføres av regnskapsforetaket, må timene rapporteres til oss på en oversiktlig måte. Timerapportene må spesifiseres pr kunde, og tekst som skal fremgå av fakturaen må påføres.

Uttak av eiendeler og tjenester til eiere mv.

Dokumentasjon av salg til eiere og deltakere

Salg til eiere (aksjonærer) og deltakere i selskap med mindre enn 10 eiere eller deltakere, og salg og andre ytelser (for eksempel gaver) til ledende ansatte i selskapet skal spesifiseres per eier, deltaker eller ansatt. Det samme gjelder uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, der uttaket skal spesifiseres med virkelig verdi.

Uttak til eiere, deltakere eller bruk i egen virksomhet skal dokumenteres i samsvar med de vanlige kravene til innhold i salgsdokument. I tillegg skal dokumentasjonen inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten. Som følge av dette vil både vederlaget og den virkelige verdien fremgå av dokumentasjonen, slik at eventuell underpris kan beregnes. Spesifikasjon av salg og andre ytelser og uttak forutsetter at opplysningene er bokført på motpart. Dette kan skje ved at det opprettes egne koder (kontoer) i kundespesifikasjon eller ved at det settes av egne kontoer i hovedboken.

Varetelling

Dokumentasjon av varelager

Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt, med mindre en fører et betryggende lagerregnskap og kan foreta opptelling i løpet av året (forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte).

Varetellingen skal dokumenteres med varetellingsliste (manuelt eller elektronisk). Listen skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte varene. Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig. Dersom tellelister på papir benyttes, skal de være nummerert før tellingen foretas. Dokumentasjonen skal være datert, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Tellelister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen, men kan skannes for elektronisk oppbevaring.

Ved dokumentasjon av varelageret skal verdi for hver enkelt vare beregnes til anskaffelseskost. En kan imidlertid bruke varens kalkulerte utsalgspris dersom varelagerets anskaffelseskost på en tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien (for eksempel trekke ut utgående merverdiavgift og fortjeneste). Det skal i så fall fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskost er beregnet.

Ansatte – enkelte krav

Arbeidsavtaler

Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. I arbeidsforhold med samlet varighet av mer enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet begynte. I arbeidsforhold av kortere varighet enn en måned eller ved utleie av arbeidskraft, skal det umiddelbart inngås skriftlig arbeidsavtale.

Aa-registeret

Aa-registeret er et dataregister over arbeidsforhold i Norge. Alle arbeidsgivere plikter å rapportere opplysninger om sine ansatte til Aa-registeret (arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret). Rapporteringen skjer via a-melding.

Skattetrekkskonto

Forskuddstrekk fra de ansatte skal settes inn på en særskilt skattetrekkskonto. Skattetrekkskontoen skal inneholde tilstrekkelige midler til å betale forskuddstrekket til de ansatte. Betaling til skattetrekkskonto skal skje senest første virkedag etter lønnsutbetaling.

Holdes saldo på skattetrekkskontoen så høyt at den til enhver tid dekker løpende trekkansvar, kan løpende overføring til kontoen unnlates. I stedet for egen skattetrekkskonto kan det stilles bankgaranti for skatteansvaret.

Yrkesskadeforsikring

En arbeidsgiver plikter å tegne yrkesskadeforsikring til dekning av yrkesskade og yrkessykdom. Yrkesskadeforsikringen skal gi full erstatning uten hensyn til om noen har skyld i skaden.

Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Alle foretak med ansatte (gitt visse kriterier) har plikt til å opprette en pensjonsordning for sine ansatte (OTP). Ordningen skal i henhold til Otp-loven tilfredsstille visse minimumskrav.

Pensjonsordningen må opprettes innenfor rammene i Foretakspensjonsloven (ytelsesbasert pensjon), Innskuddspensjonsloven (innskuddsbasert pensjon) eller Tjenestepensjonsloven.

Ved dokumentasjon av varelageret skal verdi for hver enkelt vare beregnes til anskaffelseskost. En kan imidlertid bruke varens kalkulerte utsalgspris dersom varelagerets anskaffelseskost på en tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien (for eksempel trekke ut utgående merverdiavgift og fortjeneste). Det skal i så fall fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskost er beregnet.