Generelle avtaleklausuler

1.         Oppbevaringssted

  1. Regnskapsbyrået skal behandle alle data i samsvar med kravene i den til enhver tid gjeldende lovgivning. All oppbevaring skal være ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse. Regnskapsbyrået har etablert rutiner som sikrer at databehandlingen er i henhold til krav i lovverket.
  2. Regnskapsbyråets oppdragsdokumentasjon, oppdragsgivers primærdokumentasjon og eventuell sekundærdokumentasjon som er overlatt til regnskapsbyrået for oppbevaring, skal til enhver tid oppbevares i Norge. Dette gjelder både papirbasert og elektronisk materiale.

2.        Øvrige rettigheter og plikter

  1. Ved etablering av oppdrag skal regnskapsbyrået sammen med kunden vurdere de av kundens interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.
  2. Kunden skal gi opplysninger om eventuelle momenter som ikke fremgår av regnskapet, men som kan ha betydning for årsregnskap/fastsettingsskjemaer skatt.
  3. Alt regnskapsmateriale som leveres regnskapsbyrået skal være systematisert og ordentlig. Kravet til orden gjelder både regnskapsmateriale på papir og elektronisk regnskapsmateriale.
  4. Når kunden har levert regnskapsmaterialet innen avtalt frist og etter regnskapsbyråets veiledning, tilstreber regnskapsbyrået seg å produsere det avtalte regnskap i henhold til gjeldende lover, forskrifter, god regnskapsføringsskikk, oppdragsavtalen og ellers medvirke til at kundens interesser ivaretas.
  5. Regnskapsbyrået skal føre løpende oversikt over utlevering av regnskapsrapporter og regnskapsbilag mv.
  6. Regnskapsbyrået skal gi melding til kunden om mangelfulle eller åpenbart manglende bilag. Kunden skal gå gjennom regnskapsrapportene så snart de er mottatt og gi tilbakemelding til regnskapsbyrået om eventuelle feil. Kunden skal snarest også gi tilbakemelding på spørsmål og andre forhold som er tatt opp av regnskapsbyrået.
  7. Regnskapsbyrået har intet ansvar for feilaktig regnskap som skyldes manglende eller mangelfulle bilag eller informasjon, med mindre regnskapsbyrået åpenbart burde ha oppdaget manglene. Regnskapsbyrået har intet ansvar for følgene av forsinkelse ved for sent innlevert regnskapsmateriell.
  8. Regnskapsbyrået har til enhver tid ansvar for å ha lovbestemt dokumentasjon av det regnskaps- og lønnssystemet som benyttes som ledd i oppfyllelsen av denne avtalen.
  9. Ved mottak av enkeltvedtak fra Skattemyndighetene (varsel om forsinkelse og ileggelse av tvangsmulkt) skal kunden umiddelbart, og senest innen utløpet av samme virkedag varsle regnskapsfører om meldingen. Varselet kan gjøres pr. SMS eller e-post. Oppdragsgiver må selv bære ansvaret for ilagt tvangsmulkt om slikt varsel ikke gis, selv om forsinkelsen i utgangspunktet skyldes regnskapsbyrået.

3.        Fullmakt

Oppdragsgiver gir ved denne avtalen oppdragsansvarlig/daglig leder fullmakt til følgende:

  1. Innhente regnskapsopplysninger fra kreditorer og debitorer, herunder bank, kunder og leverandører
  2. Innhente andre relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder hente data fra Altinn

Når det inngår som en del av oppdraget, gis oppdragsansvarlig også fullmakt til å fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal de aktuelle oppgaveetatene har. Fullmakten omfatter også signeringsfullmakt.

Oppdragsansvarlig/Daglig leder gis rett til å delegere denne fullmakten til andre ansatte i regnskapsbyrået.

Fullmektig har ansvar for å påse at signerte oppgaver er i samsvar med registrerte og dokumenterte opplysninger. Oppdragsgiver er fortsatt ansvarlig for innsendte oppgaver og opplysninger overfor oppgaveetaten.

Gyldigheten av denne fullmakten følger oppdragsavtalens avtaletidspunkt og oppsigelse. Fullmakten kan tilbakekalles skriftlig.

4.        Regnskapsbyråets taushetsplikt

  1. Regnskapsbyrået har taushetsplikt for opplysninger vedrørende regnskapet og andre forhold som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet. Regnskapsbyrået kan ikke uten kundens samtykke gi slike opplysninger til andre med mindre dette er tillatt eller pålagt iht. gjeldende lov, etter god regnskapsskikk i forbindelse med skifte av regnskapsfører, i forbindelse med kvalitetskontroll som gjennomføres i regi av offentlig myndighet eller bransjeorganisasjon, eller som ledd i avtalt internkontroll med annet regnskapsbyrå.
  2. Regnskapsbyrået kan etter egen vurdering alltid gi informasjon om forhold av betydning til den/de som er tillagt personlig ansvar for kundens regnskapsavleggelse i medhold av gjeldende lovgivning. Dette gjelder for eksempel innehaver av enkeltpersonforetak, deltakere i ansvarlige selskaper og daglig leder og styret (det samlede styret, ikke enkeltstående styremedlemmer).
  3. For kunder med revisjonsplikt vil taushetsplikten ikke gjelde for kommunikasjon om oppdraget mellom regnskapsbyrået og kundens valgte revisor.

5.        Personvern

  1. I forbindelse med oppfyllelse av oppdragsavtalen og rollen som rådgiver vil regnskapsbyrået registrere en del opplysninger om virksomheten, eiere, styret, ansatte og andre forretningsforbindelser. Opplysningene lagres i økonomisystemet, dels i støttesystemer eller på papir. Denne informasjonen skal ikke selges, deles, leies ut eller på annen måte brukes i andre sammenhenger enn det som naturlig hører sammen med regnskapsoppdraget.
  2. Personopplysninger skal behandles i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.
  3. Regnskapsbyrået skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger for å sikre mot at uvedkommende får innsyn i opplysningene og for å beskytte mot utilsiktet endring av opplysningene. For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal partene dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for begge parter.
  4. Ved opphør av oppdragsavtale, vil regnskapsbyrået på forespørsel gjøre kundens egne lagrede data i systemet tilgjengelig for kunden. Forespørsel om dette må rettes innen 1 måned fra avtalens utløp. Oppdragsdokumentasjonen er regnskapsbyråets eiendom, og er oppbevaringspliktig i henhold til regnskapsførerloven i 5/10 år etter regnskapsårets slutt. Den delen av oppdragsdokumentasjonen som eventuelt inneholder personopplysninger skal slettes ved oppdragets opphør, og senest innen 3 måneder.

6.        Regnskapsbyråets opplysnings- og bistandsplikt overfor offentlige myndigheter mv.

  1. Regnskapsbyrået har i henhold til norsk lovgivning plikt til og ansvar for å besvare henvendelser fra offentlige myndigheter om forhold knyttet til kundens virksomhet. Dersom regnskapsbyrået må avgi slike opplysninger vedrørende kundens virksomhet, skal kunden normalt informeres om dette. Regnskapsbyrået vil fakturere kunden for slik bistand etter vilkårene i denne avtalen.
  2. Regnskapsbyrået er i hendold til hvitvaskingsloven pålagt å undersøke og rapportere til Økokrim om forhold som kan indikere at det foregår hvitvasking av utbytte fra straffbare handlinger.
  3. Gjennom sin regnskapsførervirksomhet vil regnskapsbyrået kunne få kontroll fra Finanstilsynet eller en bransjeorganisasjon. Som ledd i dette vil kontrollører få tilgang til informasjon og dokumentasjon som måtte være nødvendig for å gjennomføre kontrollen. Hvis nødvendig informasjon og dokumentasjon kun er tilgjengelig i kundens lokaler eller IT-systemer, forplikter kunden seg til å bistå regnskapsbyrået i å fremskaffe dette.

7.        Honorar til regnskapsbyrået

  1. Honorar fastsettes etter regnskapsbyråets til enhver tid gjeldende satser.
  2. Merarbeid knyttet til opplæring i kundens spesifikke IKT-systemer honoreres etter gjeldende timesatser. Nedetid eller mangler ved IKT-systemet som skyldes forhold hos kunden, og som medfører merarbeid for regnskapsbyrået, honoreres etter gjeldende timesatser.
  3. Satsene for både regnskapsoppdraget og systemleveranser justeres årlig i samsvar med Statisk sentralbyrå sin konsumprisindeks. Justeringen gjennomføres med virkning fra og med 1. januar hvert år uten ytterliggere varsling til kunden.
  4. Ved endring i honorarsatsene utover pkt. 7 c skal kunden varsles minimum 1 måned før endringen trer i kraft.

8.        Mislighold av denne avtalen

  1. Partene har rett til å heve denne avtalen ved vesentlig mislighold fra den andre parten.
  2. Regnskapsbyrået anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:
    1. Det regnskapet som er utarbeidet i vesentlig grad avviker fra de reglene som gjelder for utarbeidelse av regnskap.
    2. Regnskapet ikke er levert innen regnskapsbyråets frist for levering av regnskapet, når kunden har gitt varsel med 1 ukes frist og regnskapet fortsatt ikke er levert innen denne fristen.
  3. Kunden anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:
    1. Kunden ikke har betalt regnskapsbyråets krav på honorar eller andre ytelser ved forfall og betaling heller ikke er skjedd i henhold til skriftlig purring fra regnskapsbyrået.
      1. Kravet fra regnskapskontoret er akseptert når kunden ikke skriftlig kommer med innsigelse innen utløp av fakturaens betalingsfrist. Kunden kan ikke komme med innsigelser når kravet har kommet til purring eller er oversendt inkasso.
      2. Når purringens betalingsfrist utløper, kan regnskapskontoret innstille alt arbeid uten å ytterligere varsle om det skriftlig eller muntlig inntil kravet er betalt i sin helhet. Ved betaling av kravet i sin helhet vil regnskapskontoret gjenoppta arbeidet og avtalen vil da ikke være hevet.
    2. Regnskapsbyrået ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, f.eks. ved at kunden ikke utleverer alle relevante regnskapsbilag eller annen nødvendig informasjon.
    3. Kunden forsøker å pålegge regnskapsbyrået å utføre oppdraget i strid med gjeldende lover og regler.
  4. Heving av avtalen skjer ved skriftlig erklæring kalt “Hevingserklæring”. Erklæringen skal gi en kortfattet beskrivelse av årsaken til hevingen og sendes pr. e-post til varslingsadressen som er registrert hos regnskapsbyrået.
  5. Selv om avtalen heves, plikter kunden å betale for det arbeidet som er utført.
  6. Når avtalen heves sender regnskapskontoret tilbake oppdragsgivers regnskapsmateriale. Dersom oppdragsgivers regnskapsmateriale har kommet inn elektronisk skrives det ut på papir eller pdf og faktureres i henhold til regnskapsbyråets til enhver tid gjeldende satser for «Utskrift fra dokumentarkiv». Både utskrift og porto må betales før det sendes ut.
  7. Skyldes heving av avtalen manglende betaling sperres også brukerens tilgang til økonomisystemet.
  8. Økonomisk tap som følge av mislighold av denne avtalen fra regnskapsbyråets side, kan kreves erstattet.

9.        Oppsigelse av avtalen

  1. Hver av partene kan si opp avtalen med virkning den 31. desember hvert år. Oppsigelsestiden er 3 måneder. Dette innebærer at oppsigelsen må gis innen 30. september det året oppsigelsen skal inntre.
  2. Oppsigelse må skje skriftlig og det skal klart fremgå at det er en oppsigelse av oppdragsavtalen. Oppsigelsestiden begynner å løpe den 30. september.
  3. I oppsigelsestiden skal regnskapsbyrået utføre de oppgaver som normalt etter avtalen vil bli foretatt, også eventuelt utarbeidelse av utkast til årsregnskap og fastsettingsskjemaer skatt.
  4. Regnskapsbyrået har krav på honorar i oppsigelsestiden selv om kunden velger ikke å la regnskapsbyrået utføre det avtalte arbeid. Honoraret beregnes da til 75 % av gjennomsnittshonoraret de siste 12 måneder forut for oppsigelsen.
  5. Regnskapsbyrået skal ved utløpet av oppsigelsestiden overlevere alt regnskapsmateriell til kunden. Bokførte opplysninger som pliktes oppbevart elektronisk skal overleveres i elektronisk format. Bokførte opplysninger kan overleveres i regnskapssystemets filformat for lagring/backup. Administrasjonsrettigheter i webbasert regnskapssystem kan overføres til kunden/ny regnskapsfører ved opphør av oppdraget.
  6. Dersom oppsigelse i et regnskapsår medfører at regnskapsfører må utføre oppgaver i påfølgende regnskapsår, må kunden uavhengig av oppsigelsen betale regnskapsfører for utført arbeid i henhold til gjeldende honorar, jf. pkt. 7.

10.     Endringer i oppdragsavtalen

  1. Mindre justeringer av oppdragsavtalen kan foretas gjennom vedlegg til avtalen. Slike endringer anses gjeldende når regnskapsbyrået har utferdiget og undertegnet vedlegget og kunden er orientert om endringene.

11.      Tvister

  1. Eventuelle tvister søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom man ikke oppnår enighet etter forhandlinger, kan tvisten bringes inn for ordinær domstolsbehandling etter tvisteloven. Avtalt verneting for alle søksmål er regnskapsbyråets verneting, jf. tvisteloven § 4-6.

12.      Bilag til avtalen

  1. Eventuelle senere nummererte endringsbilag, jf. avtalens punkt 10 a.

Disse generelle avtaleklausuler er gyldig fra 01.01.2019

 

Anmerkninger
Regnskapsbyrået er i henhold av regnskapsførerlovens §3 pålagt å opprette skriftlig oppdragsavtale med kunden som skal omhandle de regnskapsfunksjoner og andre oppdrag som skal utføres av regnskapsføreren, og hvilken tid oppdraget skal gjelde. Denne oppdragsavtalen undertegnes av både oppdragsgiver og regnskapsfører. Den som undertegner oppdragsavtalen må ha signaturrett som kommer fram av nøkkelopplysninger fra enhetsregisteret eller fremlagt firmaattest.
Underlater kunden å undertegne oppdragsavtalen eller blir oppdragsavtalen ikke signert av rett person i henhold til nøkkelopplysninger av enhetsregisteret eller firmaattest er regnskapskontoret ikke bundet til denne oppdragsavtalen selv om regnskapskontoret allerede har påbegynt arbeid som følger av oppdragsavtalen. Kunden kan heller ikke påberøpe seg på generelle avtaleklausuler som er del av oppdragsavtalen og regnskapsfører er ikke bundet til noen av disse punkter selv om regnskapsfører allerede har undertegnet avtalen.

Besøksadresse

Søren R. Thornæs veg 10, 7800 NAMSOS

Telefon

74 51 00 02

Postadresse

Søren R. Thornæs veg 10, 7800 NAMSOS

14 + 4 =